Onvoldoende aanmeldingen ?

In de praktijk komt het nogal eens voor dat onvoldoende aanmeldingen binnen komen om een groep van start te kunnen laten gaan.
In dat geval ligt het voor de hand eerst een goede analyse te maken van de (mogelijke) oorzaken. En vervolgens een sluitend plan van aanpak te formuleren.
Hieronder geven we een aantal mogelijke oorzaken voor een tekort aan aanmeldingen, te gebruiken als checklist. Tevens worden enkele suggesties gedaan voor het plan van aanpak.   Mail ons vooral úw aanvulling op onderstaande opsomming !

1. Het aanbod sluit niet aan op de bestaande (hulp)vraag
Het kan natuurlijk zijn dat het aanbod niet (meer) aansluit bij een bestaande problematiek in het algemeen en/of de hulpvraag van bestaande clienten van het maatschappelijk werk in het bijzonder. Of dat de doelgroep voor het open groepsaanbod toevallig ontbreekt in de betreffende regio.
Voordat echter besloten wordt het betreffende aanbod dan maar te schrappen raden we aan onderstaande mogelijkheden te onderzoeken voordat het kind met het badwater wordt weggegooid.

2. Niet de juiste of onvoldoende publiciteit
De naamgeving van de groep kan al afschrikken of juist aantrekken. Mogelijk dat de gebruikte publiciteitsmiddelen onvoldoende waren om de verwijzende collegae en andere intermediairen en/of de (potentiële) deelnemers te bereiken. In dat geval is het raadzaam de gehele PR eens onder de loep te nemen. De opsomming van publiciteitsmiddelen kan u hierbij helpen.

3. Te lange wachttijd
De wachttijd tussen aanmelding voor een groep en de start van de groep is te groot. Wanneer bijvoorbeeld een collega-maatschappelijk werker zijn/haar cliënt een half jaar moeten laten wachten voordat hij/zij kan deelnemen aan een groep dan bestaat de mogelijkheid dat betreffende collega dan kiest voor een individueel hulpverleningstraject.
- Een doorgaande groep waar bijvoorbeeld eens per maand nieuwe deelnemers kunnen instromen is een optie.
- Een groep starten zodra voldoende aanmeldingen binnen zijn in plaats van 1 - 2 keer per jaar op een vast tijdstip de groep te laten starten.

4. Weerstand van de cliënt
Cliënt ziet het niet zitten om aan een groep deel te nemen. Onder punt 5 t/m 8 worden enkele mogelijke oorzaken van deze weerstand verder uitgewerkt. Wat te doen met weerstand van de cliënt om aan een groep deel te nemen?
- De begeleidende maatschappelijk werker kan de weerstand onderzoeken / verhelderen en mogelijke oplossingen aandragen. Betreffende maatschappelijk werker kan hiervoor natuurlijk ook nog contact opnemen met de groepswerkers.
- De begeleidende maatschappelijk werker kan cliënt motiveren voor deelname aan een groep. Afhankelijk van de visie van de instelling krijgt cliënt wel of geen mogelijkheid zelf nog te kiezen tussen een individueel of een groepsgewijs hulpverleningsaanbod.

5. Te ver weg
De afstand tot de locatie waar de groep gegeven gaat worden vormt een drempel voor de cliënt om deel te nemen.
- Op meerdere locaties de groep aanbieden.
- De locatie waar de groep gegeven wordt variëren.
- Deelnemers helpen het vervoerprobleem onderling op te lossen.

6. Ongelukkig tijdstip
Wanneer een groep overdag wordt aangeboden kan dit voor potentiële deelnemers een belemmering vormen. Bijvoorbeeld vanwege werk en/of onvoldoende oppasvoorzieningen.
- Wanneer dit voor meerdere deelnemers een belemmering vormt kan overwogen worden het tijdstip of de dag te wijzigen.
- Bij onvoldoende oppasvoorzieningen kan meegedacht worden over kinderopvangmogelijkheden of misschien vanuit de eigen instelling iets geregeld worden.
- Wanneer het werk een belemmering vormt om deel te nemen kunnen oplossingen hiervoor aangedragen worden. Zoals met werkgever in gesprek laten gaan over een passende oplossing. De werkgever heeft ten slotte ook belang bij een psychosociaal gezonde werknemer.

7. Aantal bijeenkomsten schrikt af
Het kan zijn dat in de huidige 'zappcultuur'  je moeten verbinden aan 10 - 12 bijeenkomsten mensen afschrikt.
- Het aantal bijeenkomsten van een groep / cursus reduceren is een optie.
- Werken met modulen van 3-4 bijeenkomsten is een andere optie. Zo zou je een assertiviteitstraining kunnen opdelen in een aantal modulen waaronder bijvoorbeeld de module NEE-zeggen, de module Omgaan met kritiek etc. etc.
- Een workshop aanbieden met mogelijke inschrijving voor een groep als vervolg kan drempelverlagend werken.

8. Cliënt is nog niet toe aan deelname in een groep
Cliënt kan aangeven dat hij/zij nog niet toe is aan deelname aan een groep.
- Doorvragen wat cliënt hier precies mee bedoeld en hier kritisch mee omgaan kan zinvol zijn. Zeker bij cliënten die graag de veiligheid van de een-op-een relatie met de hulpverlener willen behouden en waarbij het psychosociaal functioneren juist onderdeel is van de aanmeldingsproblematiek en een groepsaanbod daardoor mogelijk juist geïndiceerd is.

9. Verwijzer heeft onvoldoende informatie om cliënt te motiveren
Wanneer de verwijzer onvoldoende op de hoogte is van de inhoud, specifieke meerwaarde, indicaties en contra-indicaties van de groep / cursus dan ontbreekt de gewenste munitie om cliënt te motiveren en/of te overtuigen van de voorgenomen verwijzing.
- Met regelmaat verwijzers op de hoogte brengen van inhoud, specifieke meerwaarde, indicaties en contra-indicaties van de diverse groepen / cursussen.
- Collegae informeren wanneer of in welke situaties kan worden verwezen per groep;
- Collegae een compleet beeld aanleveren van de groep en de mogelijke meerwaarde; 
- Collegae de draaiboeken aanleveren zodat ze zichzelf kunnen informeren en weten wanneer en waarvoor ze de groep kunnen inzetten.
- Collegae stimuleren in dergelijke gevallen zelf contact op te nemen met de groepswerker voor het inwinnen van de benodigde informatie.
- De betreffende groepswerker met cliënt een vrijblijvend gesprek hierover laten hebben, al dan niet in aanwezigheid van de verwijzende collega.

10. Weerstand van de verwijzer
Wanneer de collega-maatschappelijk werker vanuit persoonlijke motieven / reacties een weerstand heeft tegen deelname aan groepen of een bepaald thema in een groep dan heeft dit ongetwijfeld invloed op de overredingskracht van betreffende maatschappelijk werker. Zeker wanneer cliënt gemotiveerd dient te worden voor deelname aan een groep bepaalt dit de uitkomst van de bespreking.
- In gesprek gaan met collega's over de inhoud en werkwijze van de groep kan eventuele (negatieve) beeldvorming wijzigen.
- Een overzicht maken wie binnen de eigen instelling wel / niet regelmatig verwijst biedt aanknopingspunten om met betreffende collega's in gesprek te gaan over mogelijke redenen van dit verwijsgedrag.

11. De problematiek is te complex
De begeleidende maatschappelijk werker kan vinden dat de problematiek te complex is en de groep of cursus onvoldoende aansluit op de diverse problemen die spelen.
- Deelname aan een groep kan een onderdeel vormen van een totaal hulpverleningsprogramma voor een cliënt. Zie ook de pagina